Visi sutiks, kad kurti ir vystyti verslą yra atsakingas darbas. Jis reikalauja investicijų, laiko ir žinių. Be to, jame svarbu laikytis įvairių normų ir vykdyti skirtingus procesus, pavyzdžiui, dokumentų archyvavimą.
Su dokumentų archyvavimo sąvoka tikriausiai yra susidūrę daugelis darbuotojų. Iš tikrųjų, tai labai svarbus dalykas versle, nes turi daug privalumų. Sužinokite, kas yra dokumentų archyvavimas ir kodėl jis svarbus.
Kas yra archyvavimas?
Archyvavimas yra procesas, kurio metu neaktyvi bet kokio formato informacija, pavyzdžiui, dokumentai, yra saugiai saugoma ilgą laiką. Tai gali būti vėl naudojama ateityje arba ne, tačiau vis tiek turėtų būti saugoma iki jos saugojimo grafiko pabaigos. Todėl suarchyvuoti dokumentai turėtų būti tvarkingi ir lengvai randami, kad bet kokiu atveju galėtume juos panaudoti. Senų dokumentų gali prireikti įvairiais tikslais, pavyzdžiui, teisiniais.
Kodėl reikia dokumentų archyvavimo?
Archyvavimas yra gyvybiškai svarbus informacijos valdymui ir gali suteikti didesnę informacijos procesų kontrolę. Verslui augant natūraliai daugėja įvairių duomenų, kuriuos reikia kruopščiai valdyti ir stebėti, kad jie būtų tinkamai panaudoti. Todėl, jeigu verslas nearchyvuoja savo duomenų, gali kilti problemų.
Duomenis, kurie nėra suarchyvuoti, sunkiau rasti, apsaugoti ir tinkamai panaudoti. Tai gali turėti neigiamos įtakos verslo funkcijoms ir darbuotojų produktyvumui. Štai trys pagrindiniai archyvavimo privalumai:
- Užkerta kelią duomenų praradimui. Informacija, kuri nebuvo suarchyvuota, gali būti prarasta visam laikui. Tikimybė, kad darbuotojas netyčia ištrins skaitmeninį failą ar išmes popierinį dokumentą yra nedidelė, tačiau ji egzistuoja. Kompiuteryje saugomus failus dažnai atkurti įmanoma, bet sugadintų popierinių dokumentų – ne. Todėl archyvavimui dažnai naudojami segtuvai dokumentams;
- Vykdo teisinius reikalavimus. Archyvavimas svarbus ir dėl teisinių priežasčių. Daugelis įmonių netyčia išmeta dokumentus, kuriuos pagal įstatymą turėtų saugoti. Už šių dokumentų sunaikinimą gali grėsti nuobaudos;
- Padidina saugumą. Skaitmeninių dokumentų archyvavimas taip pat svarbus saugumo sumetimais, ypač šiuo metu, kai vis dažnėja kibernetinės atakos ir duomenų pažeidimai. Saugiai archyvuodami dokumentus įmonės gali sekti informaciją ir padidinti apsaugą nuo neteisėtų trečiųjų šalių. Net ir pačios atsargiausios įmonės dabar yra įsilaužėlių taikiniais.
Kaip atpažinti, kad šaldytuvas sugedo? Šaldytuvas yra vienas iš tų buities prietaisų, kuris turėtų veikti tyliai, nepastebimai ir nuolat. Būtent todėl, kai » Daugiau
Kaip pašalinti senus lauko dažus ir paruošti paviršių naujam dažymui? Norint pasiekti kokybišką ir ilgaamžį rezultatą dažant medinius paviršius lauke, svarbu tinkamai pašalinti senus dažus ir paruošti paviršių. » Daugiau
Emociniai protrūkiai: kaip suprasti ir padėti vaikui susidoroti su stipriomis emocijomis? Maži vaikai dažnai patiria stiprias emocijas, kurias dar tik mokosi suprasti ir valdyti. Tėvams tai gali būti didelis » Daugiau
Kada verta rinktis ir kokia yra KASKO draudimo kaina? Kitaip nei privalomasis civilinės atsakomybės draudimas, KASKO yra savanoriškas draudimas, kuris suteikia platesnį paslaugų spektrą. Šis pasirinkimas leidžia » Daugiau
Geriausios pirtys Klaipėdoje – kur atsipalaiduoti po sunkios savaitės? Po ilgos ir įtemptos savaitės norisi tik vieno – trumpam sustoti, atsikvėpti ir atgauti jėgas. Vieniems tai reiškia » Daugiau
Įmontuojama ar laisvai pastatoma spinta: kuri geriau? Spinta – tai mūsų kasdienybės dalis, kuri padeda palaikyti tvarką, sutaupyti vietos ir netgi kuria kambario estetiką. Tačiau » Daugiau
Kaip išsirinkti tinkamą odontologijos kliniką Vilniuje? Kai prireikia odontologo, daugelis mūsų norime ne tik kokybiško gydymo, bet ir ramybės jausmo, užtikrinimo, kad esame patikimose » Daugiau
Kodėl ECCO batai moterims yra verti investicijos? Avalynė – ne tik stiliaus detalė. Tai ta aprangos sudedamoji dalis, nuo kurios tiesiogiai priklauso, kaip jaučiamės – » Daugiau
Kodėl muzikiniai žaislai svarbūs vaikų raidai? Ekspertų nuomonė Vaikystėje su muzika mes susipažįstame anksčiau nei su žodžiais. Dar kūdikystėje mažyliai reaguoja į garsus – atsisuka į » Daugiau
Lieknėjimo papildai: ar jie tikrai veiksmingi? Daugelis žmonių, norėdami numesti svorio, ieško greitų ir lengvų būdų tai padaryti. Vienas iš jų – lieknėjimo papildai. » Daugiau
Parašykite komentarą